Un transfert de siège social hors ressort désigne le changement d’adresse du siège social d’une société vers une nouvelle adresse située dans le ressort d’un autre tribunal de commerce.
Les étapes du transfert de siège social
Voici les différentes étapes à suivre pour transférer le siège social en dehors du ressort du tribunal initialement compétent :
- L’organe compétent décide de transférer le siège et de mettre à jour les statuts en conséquence
- Les statuts sont modifiés avec la nouvelle adresse du siège
- Deux annonces légales doivent être publiées : l’une dans le département de l’ancien siège social, et une autre, contenant des mentions supplémentaires, dans le département du nouveau siège social
- Une formalité de transfert de siège social est déposée sur le Guichet Unique afin d’officialiser le changement d’adresse
- Les documents officiels (factures, devis, etc.) sont actualisés avec la nouvelle adresse.
La décision de transfert
Dans un premier temps, l’organe compétent (les associés ou le dirigeant) doit décider le changement de siège social et la modification corrélative des statuts.
L’organe compétent dépend de la forme de la société.
La mise à jour des statuts
Une fois la décision prise, il convient de modifier les statuts en remplaçant l’ancienne adresse par la nouvelle adresse dans l’en-tête et dans l’article siège social.
Les statuts mis à jour doivent être datés du jour de la modification et certifiés conformes par un dirigeant.
La publication de 2 annonces légales
Le transfert de siège social avec changement de Greffe compétent implique une double publication.
Une annonce légale doit ensuite être publiée dans un journal d’annonces légales dans le département de l’ancien siège social.
Cet avis modificatif doit mentionner (article R. 210-9 du Code de commerce) :
- la dénomination sociale
- la forme juridique
- le montant du capital
- l’adresse du siège social (avant le transfert)
- le numéro SIREN, la mention RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée la société
- les modifications intervenues (ancienne mention à côté de la nouvelle) : l’adresse de l’ancien siège et l’adresse du nouveau siège
- la date d’effet du transfert
- le RCS où la société sera désormais immatriculée
Et une seconde annonce doit être publiée, cette fois dans un journal d’annonces légales dans le département du nouveau siège social.
Cet avis doit, en plus des mentions obligatoires ci-dessus, indiquer :
- S’il s’agit d’une société commerciale (article R. 210-11 du Code de commerce) : les nom, prénom et domicile des personnes ayant le pouvoir d’engager la société envers les tiers
- S’il s’agit d’une société civile (article 26 du décret n°78-704) : l’objet social (indiqué sommairement) et la durée de la société
Le dépôt sur le Guichet Unique
La dernière étape consiste à déposer une demande de transfert de siège siège social sur le Guichet Unique. Nous vous expliquons pas-à-pas la procédure complète dans la suite de cet article.
L’INSEE et le greffier du Tribunal de Commerce étudient ensuite la demande.
La Société est alors immatriculée au RCS du nouveau Greffe compétent, et l’ancien Greffe procède quant à lui à la radiation de la société de son registre.
Le numéro SIRET de la société est modifié (c’est-à-dire les 5 derniers chiffres). Le numéro SIREN lui ne bouge pas (c’est-à-dire les 9 premiers chiffres).
Cela affecte notamment vos déclarations comptables, fiscales et sociales car auprès des administrations votre société est rattachée à son numéro de SIRET. Il est donc important d’informer vos interlocuteurs (cabinets comptable, gestionnaire de paie,…) dès lors qu’un transfert de siège est effectué.
Par ailleurs le KBIS de la société est mis à jour avec la nouvelle adresse. Cela prend généralement entre une semaine et un mois en fonction des greffes.
Tout savoir sur la Société civile immobilière (SCI)
La « Société Civile Immobilière », également désignée par les initiales « S.C.I. », est une société civile ayant un objet immobilier. Elle permet donc à plusieurs personnes, ayant
Documents obligatoires
Voici la liste des actes et pièces justificatives indispensables pour obtenir un dossier complet et éviter les rejets du Greffe
Documents relatifs à la Société
- Procès-verbal d'assemblée générale extraordinaire décidant le transfert de siège signé par les associés ou certifié conforme par un dirigeant
- Statuts à jour datés et certifiés conformes par un dirigeant
- Avis modificatif publié dans un journal d’annonces légales dans le département de l'ancien siège social
- Avis modificatif publié dans un journal d’annonces légales dans le département du nouveau siège social
- Justificatif de l’adresse du nouveau siège social datant de moins de 3 mois
- Liste des sièges sociaux antérieurs signée par un dirigeant
Documents relatifs au mandataire
- Procuration au nom du déposant pour effectuer les formalités
- Pièce d’identité (copie certifiée conforme, datée et signée) du déposant
Couts
La formalité de transfert de siège social hors ressort nécessite de publier 2 annonces légales, de demander l'immatriculation au RCS dans le nouveau Greffe et la radiation au RCS de l'ancien Greffe. Ces frais étant désormais fixés forfaitairement par décret, leur montant est incompressible
Procédure de dépôt sur le Guichet Unique
Lorsque tous les documents sont prêts, vous n’avez plus qu’à suivre la procédure étape par étape pour déposer une formalité de transfert de siège social hors ressort
Rubriques
- Ouvrez le site du Guichet unique et connectez vous avec vos identifiants
- Une fois connecté cliquez sur Créer, modifier ou cesser une entreprise
- Indiquez le numéro SIREN de la Société
- Un nouveau cadre apparait avec la dénomination de la Société, cliquez dessus
Identité de l’entreprise
- Vérifiez qu’il s’agit de la bonne société, puis cliquez sur Modifier l’entreprise
- Commencez par indiquer un nom de brouillon (par exemple la dénomination de la Société + « Transfert de siège»), cela servira uniquement à vous y retrouver parmi vos différentes formalités en cours
- Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante
Gestion et direction
- Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante
Établissements
- Cliquez sur l’établissement à transférer
- Cliquez sur Transférer l’établissement
- N’apportez aucune modification dans la première rubrique « adresse de l’établissement »
- Indiquez la date d’effet de transfert et le cas échéant, la date de cessation de l’emploi des salariés
- Choisissez ensuite le type de transfert : siège uniquement ou siège+établissement principal
- Puis dans le cadre Destination de l’établissement indiquez le sort de l’établissement transféré (vendu, fermé, autre…)
- Dans la rubrique « adresse du nouvel établissement », indiquez la nouvelle adresse du siège social
- Puis cliquez sur Étape suivante
- L’ancien établissement fermé et le nouvel établissement ouvert doivent désormais figurer parmi la liste des établissements
- Cliquez sur le nouvel établissement
Informations générales
- Indiquez l’Enseigne et le Nom commercial s’il y en a
- Précisez les informations sur le nombre de salariés s’il y en a
- Puis cliquez sur Étape suivante
Activités
- Cliquez sur l’activité (qui doit être automatiquement reprise de l’établissement précédent)
- Corrigez l’origine de l’activité (création, partage, reprise…)
- Puis cliquez sur Étape suivante
- Si vous n’avez pas d’autre activité à déclarer sur cet établissement, cliquez sur Étape suivante
Nom de domaine internet
- Indiquez le nom de domaine du site internet de l’établissement s’il y en a un
- Puis cliquez sur Étape suivante
- Et enfin, cliquez sur Valider les informations
Bénéficiaires effectifs
Le transfert de siège social dans un nouveau département entraine l’immatriculation de la société au R.C.S. d’un nouveau Greffe. Il faut donc redéclarer tous les bénéficiaires effectifs comme si vous déposiez une demande d’immatriculation initiale.
- Remplissez toutes les informations relatives aux bénéficiaires effectifs de la société comme si vous déposiez une demande d’immatriculation
- Lorsque vous avez déclaré tous les bénéficiaires effectifs, cliquez sur Étape suivante
Pièces jointes
Toutes les pièces jointes doivent être transmises au format PDF. Si une pièce obligatoire n’apparait pas automatiquement, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur « + Ajouter des pièces jointes » en bas à droite.
Informations générales
- Téléchargez les statuts mis à jour certifiés conformes par un dirigeant
- Ajoutez le justificatif de siège social datant de moins de 3 mois dans le cadre « pièce justifiant de l’occupation régulière des locaux »
- Téléchargez le procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (ou des décisions de l’associé unique pour les EURL/SASU) signé par les associés ou certifié conforme par un dirigeant
Publications légales
- Téléchargez l’attestation de parution de l’avis de transfert (annonce publiée mais non parue) ou la copie de l’insertion de l’annonce (annonce déjà parue) de l’annonce légale publiée dans le département de l’ancien siège social
Représentant ou mandataire
Uniquement si la personne déposant la formalité n’est pas un représentant légal
- Ajoutez la procuration signée par un dirigeant qui doit expressément mentionner votre nom en tant que mandataire pour effectuer les formalités de modification
- Puis sélectionnez le type de pièce et ajoutez votre pièce d’identité, certifiée conforme, datée et signée par vous
Pièces supplémentaires
- Cliquez sur Ajouter des pièces jointes
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Liste des sièges sociaux antérieurs
- Puis téléchargez le procès-verbal de nomination du ou des premiers gérants, qui doit être signé par tous les associés
- Re-cliquez ensuite sur Ajouter des pièces jointes pour ajouter la deuxième annonce légale
- Dans le menu déroulant, sélectionnez Copie de l’insertion dans un journal d’annonces légales
- Puis téléchargez l’attestation de parution de l’avis de transfert (annonce publiée mais non parue) ou la copie de l’insertion de l’annonce (annonce déjà parue) de l’annonce légale publiée dans le département du nouveau siège social
- Lorsque vous avez terminé de télécharger toutes les pièces obligatoires, cliquez sur Valider les pièces jointes
Observations et correspondance
- Si vous avez une remarque particulière à adresser au Greffe, indiquez la dans le champ « observations »
- Cochez Non à la question Je consens à la mise à disposition de mes données personnelles pour éviter le démarchage commerciale
- Si vous souhaitez que les originaux (extrait KBIS, certificat de dépôt, facture du Greffe, etc.) soient envoyés ailleurs qu’au siège social, vous pouvez indiquer une adresse de correspondance
- Puis cliquez sur Étape suivante
Récapitulatif
- Le récapitulatif indique les organismes qui traiteront la formalité (l’ancien Greffe d’immatriculation et le nouveau Greffe d’immatriculation) et le type de formalité qui est déposée
- Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de saisie et que toutes les informations sont correctes, puis cliquez sur Valider le dossier
- Cliquez ensuite sur Signer la formalité en bas à droite
- Téléchargez les synthèses et vérifiez que toutes les informations sont exactes. Si vous constatez une erreur, vous pouvez la corriger en cliquant sur Revenir à mon brouillon
- Lorsque tout vous semble correct, cochez la case Je confirme que les informations de la formalité sont exactes, puis cliquez sur Signer la demande de modification
- Cliquez sur Passer au paiement
- Pour finir, procédez au paiement par carte bancaire ou via votre compte INPI professionnel
Et ensuite ?
Une fois le nouveau numéro SIRET attribué et l’extrait Kbis à jour reçu, pensez :
- à mettre à jour le registre des assemblées,
- actualiser les documents administratifs (factures, devis, etc),
- ajouter le nom de la société sur la boite aux lettres,
- informer très rapidement le cabinet qui gère la comptabilité et la social de votre société
Besoin d’aide ?
Si vous souhaitez gagner du temps, notre équipe se fera un plaisir d’effectuer pour vous la formalité auprès du Guichet Unique !
Questions fréquentes
Comment savoir s'il y un changement de ressort ?
Avant toute demande de transfert de siège dans une nouvelle ville il est important de vérifier le Greffe compétent, par exemple en vous rendant sur le site officiel Infogreffe. Y compris lorsque le transfert a lieu dans le même département car il peut y avoir plusieurs Greffes compétents dans un même département.
Quelles mentions sont obligatoires dans l’annonce légale ?
L’annonce légale de transfert de siège social qui doit être publiée dans le département de l’ancien siège social doit obligatoirement mentionner (article R. 210-9 du Code de commerce) :
- la dénomination sociale
- la forme juridique
- le montant du capital
- l’adresse du siège social (avant le transfert)
- le numéro SIREN, la mention RCS et le nom de la ville où se trouve le greffe où est immatriculée la société
- les modifications intervenues (ancienne mention à côté de la nouvelle) : l’adresse de l’ancien siège et l’adresse du nouveau siège
- la date d’effet du transfert
La deuxième annonce légale, qui doit être publiée dans le département du nouveau siège social doit en plus des mentions ci-dessus, contenir :
- S’il s’agit d’une société commerciale (article R. 210-11 du Code de commerce) : les nom, prénom et domicile des personnes ayant le pouvoir d’engager la société envers les tiers
- S’il s’agit d’une société civile (article 26 du décret n°78-704) : l’objet social (indiqué sommairement) et la durée de la société
Quand publier l’annonce légale ?
La demande de publication de l’annonce légale doit être effectuée avant la demande d’immatriculation sur le Guichet Unique puisqu’il s’agit d’une pièce obligatoire.
Cependant il n’est pas nécessaire d’attendre que l’annonce soit effectivement parue : vous pouvez fournir au Greffe l’attestation de parution de l’annonce, faisant mention de la date de publication à venir et du nom du journal d’annonces légales.
Dans quel département publier l'annonce légale ?
Lorsqu’il y a un transfert de siège social avec changement de Greffe compétent, vous devez publier deux annonces légales :
- une annonce légale dans le département de l’ancien siège social
- une annonce légale dans le département du nouveau siège social, qui doit contenir des mentions supplémentaires
Il est possible qu’un transfert de siège dans le même département entraine un changement de Greffe compétent. Pensez bien à vérifier le Greffe compétent pour chaque ville. Dans ce cas, il n’y a qu’une seule annonce à publier, dont le contenu devra être celui de l’annonce que vous auriez publié dans le département du nouveau siège.
Que se passe-t-il ensuite ?
Le Guichet Unique transmet la formalité au Greffe du nouveau siège social, qui va procéder à l’immatriculation de la société sur transfert et émettra un Kbis.
L’ancien Greffe procédera ensuite à la radiation de la société de son registre et émettra un Kbis de radiation.
Quelles pièces d’identité sont admises par le Greffe ?
Sont admises comme pièce d’identité :
– Une copie de la carte d’identité (recto/verso) ou du passeport en cours de validité
– Un extrait d’acte de naissance datant de moins de 3 mois (à demander auprès de la mairie du lieu de naissance)
– Pour les étrangers : une copie de la carte de séjour (recto/verso) en cours de validité
Comment se procurer un extrait Kbis récent ?
Si vous n’avez pas d’extrait Kbis datant de moins de 3 mois, vous pouvez en commander un sur le site Infogreffe (cout : 3,37€ TTC). Le dirigeant peut également en obtenir un gratuitement sur le site Monideum.