La procédure de changement de date de clôture de l’exercice est relativement simple et peu couteuse dans la mesure où il n’y a pas de publication au BODACC ni de publication d’une annonce légale.
Voici les différentes étapes à suivre pour modifier la date de clôture :
- Une assemblée générale extraordinaire des associés doit décider de changer la date de clôture et de mettre à jour les statuts en conséquence
- Les statuts doivent être modifiés avec la nouvelle date de clôture
- Puis, selon la forme de société, il faut procéder sur le Guichet Unique soit au dépôt d’une formalité de changement de date de clôture soit à un simple dépôt d’actes.
La décision des associés
Tout d’abord, une assemblée générale extraordinaire des associés doit décider de changer la date de clôture de l’exercice social et de mettre à jour les statuts en conséquence.
Le changement de date de clôture ne peut pas être rétroactif. L’assemblée doit donc se tenir avant la clôture de l’exercice en cours.
La mise à jour des statuts
Ensuite l’article des statuts relatif à la date de clôture doit être modifié avec la nouvelle date de clôture.
Les statuts à jour doivent être datés et certifiés conformes par un dirigeant de la société.
Le dépôt sur le Guichet Unique
Enfin, il faut procéder au dépôt sur le Guichet Unique.
S’il s’agit d’une société qui doit déposer ses comptes annuels au Greffe, il faut procéder au dépôt d’une formalité de changement de date de clôture, dont la procédure pas-à-pas est décrite dans la suite de cet article.
Cela concerne donc toutes les sociétés à l’exception des sociétés civiles et des SNC autres que celles dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions (ou celles dont tous les associés sont des SNC dont tous les associés sont eux mêmes des SARL ou des sociétés par actions), ces dernières n’étant pas tenues de déposer leurs comptes annuels.
En revanche, s’il s’agit d’une société qui n’est pas tenue de déposer ses comptes annuels, il faut procéder à un simple dépôt d’actes (à savoir le procès-verbal d’AGE et les statuts à jour) dans la mesure où la date de clôture ne figure pas sur l’extrait Kbis de ces sociétés.
Tout savoir sur la Société civile immobilière (SCI)
La « Société Civile Immobilière », également désignée par les initiales « S.C.I. », est une société civile ayant un objet immobilier. Elle permet donc à plusieurs personnes, ayant
Documents obligatoires
Voici la liste des actes et pièces justificatives indispensables pour obtenir un dossier complet et éviter les rejets du Greffe
Documents relatifs à la Société
- Procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire décidant le changement de date de clôture signé par les associés ou certifié conforme par le dirigeant
- Statuts à jour datés et certifiés conformes par un dirigeant
Documents relatifs au mandataire
- Procuration au nom du déposant pour effectuer les formalités
- Pièce d’identité (copie certifiée conforme, datée et signée) du déposant
Couts
Le changement de date de clôture nécessite de mettre à jour le RCS (ou de procéder à un simple dépôt d'actes pour les sociétés civiles et certaines SNC). Ces frais étant désormais fixés forfaitairement par décret, leur montant est incompressible !
Procédure de dépôt sur le Guichet Unique
Lorsque tous les documents sont prêts, vous n’avez plus qu’à suivre la procédure étape par étape pour déposer une formalité de changement de date de clôture
Rubriques
- Ouvrez le site du Guichet unique et connectez vous avec vos identifiants
- Une fois connecté cliquez sur Créer, modifier ou cesser une entreprise
- Indiquez le numéro SIREN de la Société
- Un nouveau cadre apparait avec la dénomination de la Société, cliquez dessus
Identité de l’entreprise
- Vérifiez qu’il s’agit de la bonne société, puis cliquez sur Modifier l’entreprise
- Commencez par indiquer un nom de brouillon (par exemple la dénomination de la Société + « Changement date de clôture»), cela servira uniquement à vous y retrouver parmi vos différentes formalités en cours
- Faites défiler la page jusqu’à voir apparaitre Je souhaite indiquer une modification de la date de clôture, cochez la case Oui
- Si la modification porte sur le premier exercice, cochez Oui Je souhaite indiquer une modification de la première date de clôture de l’exercice social
- Puis précisez la nouvelle date de clôture (jour et mois) et/ou la nouvelle date de clôture du premier exercice (jour, mois et année)
- En dessous, indiquez la date de l’assemblée générale ayant décidé le changement de date de clôture
- Puis cliquez sur Étape suivante
Gestion et direction
- Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante
Établissements
- Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Valider les informations
Bénéficiaires effectifs
- Il n’y a pas de modification à effectuer sur cette page, cliquez sur Étape suivante
Pièces jointes
Toutes les pièces jointes doivent être transmises au format PDF. Si une pièce obligatoire n’apparait pas automatiquement, vous pouvez l’ajouter en cliquant sur « + Ajouter des pièces jointes » en bas à droite.
Informations générales
- Téléchargez les statuts mis à jour certifiés conformes par un dirigeant
- Téléchargez le procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire (ou des décisions de l’associé unique pour les EURL/SASU) signé par les associés ou certifié conforme par un dirigeant
Représentant ou mandataire
Uniquement si la personne déposant la formalité n’est pas un représentant légal
- Ajoutez la procuration signée par un dirigeant qui doit expressément mentionner votre nom en tant que mandataire pour effectuer les formalités de modification
- Puis sélectionnez le type de pièce et ajoutez votre pièce d’identité, certifiée conforme, datée et signée par vous
- Lorsque vous avez terminé de télécharger toutes les pièces obligatoires, cliquez sur Valider les pièces jointes
Observations et correspondance
- Si vous avez une remarque particulière à adresser au Greffe, indiquez la dans le champ « observations »
- Cochez Non à la question Je consens à la mise à disposition de mes données personnelles pour éviter le démarchage commerciale
- Si vous souhaitez que les originaux (extrait KBIS, certificat de dépôt, facture du Greffe, etc.) soient envoyés ailleurs qu’au siège social, vous pouvez indiquer une adresse de correspondance
- Puis cliquez sur Étape suivante
Récapitulatif
- Le récapitulatif indique l’organisme qui traitera la formalité et le type de formalité qui est déposée
- Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de saisie et que toutes les informations sont correctes, puis cliquez sur Valider le dossier
- Cliquez ensuite sur Signer la formalité en bas à droite
- Téléchargez les synthèses et vérifiez que toutes les informations sont exactes. Si vous constatez une erreur, vous pouvez la corriger en cliquant sur Revenir à mon brouillon
- Lorsque tout vous semble correct, cochez la case Je confirme que les informations de la formalité sont exactes, puis cliquez sur Signer la demande de modification
- Cliquez sur Passer au paiement
- Pour finir, procédez au paiement par carte bancaire ou via votre compte INPI professionnel
Et ensuite ?
Une fois le nouveau numéro SIRET attribué et l’extrait Kbis à jour reçu, pensez :
- à mettre à jour le registre des assemblées,
- informer très rapidement le cabinet qui gère la comptabilité de votre société
Besoin d’aide ?
Si vous souhaitez gagner du temps, notre équipe se fera un plaisir d’effectuer pour vous la formalité auprès du Guichet Unique !
Questions fréquentes
Toutes les sociétés sont elles concernées par cette formalité ?
Le dépôt d’une formalité de changement de date de clôture sur le Guichet Unique concerne uniquement les sociétés qui sont tenues de déposer leurs comptes annuels.
En effet, pour les sociétés civiles et les SNC (sauf les SNC dont tous les associés sont des SARL ou des sociétés par actions, ou dont tous les associés sont des SNC dont tous les associés sont eux mêmes des SARL ou des sociétés par actions) la date de clôture ne figurant pas sur le Kbis, il faut seulement procéder à un dépôt d’actes (procès-verbal d’AGE et statuts modifiés).
Quand doit-être effectuée la formalité ?
La formalité doit être effectuée avant la clôture de l’exercice dont la date doit être changée.
Faut-il publier une annonce légale ?
Quelles pièces d’identité sont admises par le Greffe ?
Sont admises comme pièce d’identité :
– Une copie de la carte d’identité (recto/verso) ou du passeport en cours de validité
– Un extrait d’acte de naissance datant de moins de 3 mois (à demander auprès de la mairie du lieu de naissance)
– Pour les étrangers : une copie de la carte de séjour (recto/verso) en cours de validité